Privacyverklaring

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke privacywetgeving.

1. Wie zijn wij?

Hoen Administratie & Advies
Almere, Nederland
KvK-nummer: 89611047
E-mail: info@hoenadministratie.nl

Hoen Administratie & Advies verleent administratieve, financiële, fiscale en adviserende diensten aan ondernemers en ondernemingen.

Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via bovenstaand e-mailadres.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van onze dienstverlening kunnen wij onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:

• naam, adres en woonplaats;
• telefoonnummer en e-mailadres;
• geboortedatum en geboorteplaats;
• geslacht, voor zover noodzakelijk;
• BSN, indien dit noodzakelijk of wettelijk toegestaan is;
• identificatiegegevens;
• bank- en betaalgegevens;
• financiële en fiscale gegevens;
• gegevens over inkomsten, vermogen en schulden;
• bedrijfs- en ondernemingsgegevens;
• KvK-gegevens;
• btw-identificatienummers en andere fiscale nummers;
• gegevens uit administraties en boekhoudingen;
• gegevens die voorkomen op facturen, bankmutaties en andere financiële documenten;
• gegevens van werknemers, bestuurders, aandeelhouders en andere betrokkenen bij onze klanten;
• correspondentie en overige gegevens die u zelf aan ons verstrekt.

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze werkzaamheden of die wij op grond van wet- en regelgeving moeten verwerken.

3. Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens onder andere verwerken voor:

• het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten met onze klanten;
• het voeren, controleren en beoordelen van administraties;
• het verzorgen van financiële administraties en boekhoudingen;
• het opstellen van financiële rapportages;
• het verzorgen en ondersteunen van btw-aangiften;
• het verzorgen en ondersteunen van aangiften vennootschapsbelasting en andere fiscale aangiften;
• het voorbereiden en opstellen van jaarrekeningen en jaarwerken;
• het geven van financieel, administratief en fiscaal advies;
• het adviseren over ondernemings- en bedrijfsstructuren;
• communicatie met klanten en andere betrokkenen;
• facturatie en debiteurenbeheer;
• het voldoen aan wettelijke en fiscale verplichtingen;
• het voeren van onze eigen bedrijfsadministratie;
• het behandelen van vragen en verzoeken via onze website, e-mail of telefoon;
• het beschermen van onze rechten en belangen en het voorkomen van fraude of misbruik.

4. Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

Hoen Administratie & Advies verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie verwerken wij persoonsgegevens omdat:

De verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst

Bijvoorbeeld wanneer u ons opdracht geeft uw administratie te verzorgen, een jaarrekening op te stellen of fiscale werkzaamheden uit te voeren.

De verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting

Bijvoorbeeld fiscale en administratieve bewaarplichten of andere wettelijke verplichtingen die op ons van toepassing zijn.

Wij een gerechtvaardigd belang hebben

Bijvoorbeeld voor onze normale bedrijfsvoering, het onderhouden van zakelijke relaties, het beveiligen van onze systemen en het vaststellen of verdedigen van juridische aanspraken. Daarbij wegen wij ons belang af tegen de privacybelangen van betrokkenen.

U toestemming heeft gegeven

Wanneer een verwerking uitsluitend op uw toestemming is gebaseerd, kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken.

5. Persoonsgegevens die wij namens onze klanten verwerken

Bij een deel van onze werkzaamheden verwerken wij persoonsgegevens in opdracht van onze klanten. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer wij gegevens verwerken die onderdeel zijn van de administratie van een klant.

In dergelijke gevallen kan onze klant verwerkingsverantwoordelijke zijn en kan Hoen Administratie & Advies optreden als verwerker in de zin van de AVG. Wij verwerken deze persoonsgegevens dan uitsluitend in het kader van de overeengekomen dienstverlening en volgens de afspraken met onze klant.

Wanneer dit op grond van de AVG noodzakelijk is, maken wij hierover afspraken in een verwerkersovereenkomst.

Voor andere verwerkingen, bijvoorbeeld voor onze eigen klantenadministratie, facturatie, wettelijke verplichtingen en bedrijfsvoering, kan Hoen Administratie & Advies zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn.

6. Hoe verkrijgen wij persoonsgegevens?

Wij ontvangen persoonsgegevens onder andere:

• rechtstreeks van klanten;
• van medewerkers, bestuurders of vertegenwoordigers van klanten;
• vanuit door klanten aangeleverde administraties;
• via e-mail, telefoon of onze website;
• uit documenten, facturen, bankbestanden en andere administratieve gegevens;
• van overheidsinstanties of andere organisaties wanneer dit noodzakelijk en toegestaan is;
• uit openbare bronnen, zoals het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.

Het is daardoor mogelijk dat wij persoonsgegevens verwerken van personen die niet zelf rechtstreeks klant van Hoen Administratie & Advies zijn.

7. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verstrekken persoonsgegevens alleen aan andere partijen wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of wanneer daarvoor een andere geldige grondslag bestaat.

Afhankelijk van de situatie kunnen persoonsgegevens bijvoorbeeld worden gedeeld met:

• de Belastingdienst;
• de Kamer van Koophandel;
• banken en financiële instellingen;
• accountants, fiscalisten, juristen en andere professionele adviseurs;
• leveranciers van administratieve, boekhoudkundige en fiscale software;
• IT-, hosting-, cloud- en e-maildienstverleners;
• leveranciers die namens ons persoonsgegevens verwerken;
• andere partijen wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening of een wettelijke verplichting.

Wij verkopen persoonsgegevens niet aan derden.

Wanneer een externe partij in onze opdracht persoonsgegevens verwerkt, maken wij waar nodig passende afspraken over privacy en beveiliging.

8. Microsoft 365 en elektronische communicatie

Hoen Administratie & Advies maakt voor zakelijke communicatie en gegevensverwerking gebruik van digitale systemen en clouddiensten, waaronder Microsoft 365.

Hierdoor kunnen persoonsgegevens worden verwerkt door leveranciers die betrokken zijn bij het aanbieden, beveiligen en onderhouden van deze diensten.

Wij selecteren onze leveranciers zorgvuldig en nemen waar nodig passende contractuele en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen.

9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wij streven ernaar persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te laten verwerken.

Sommige leveranciers of dienstverleners kunnen persoonsgegevens echter verwerken of toegankelijk maken vanuit landen buiten de EER.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat hiervoor een geldige grondslag bestaat en dat, waar vereist, passende waarborgen worden getroffen overeenkomstig de AVG, bijvoorbeeld door gebruik te maken van een adequaatheidsbesluit of door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen.

10. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren.

Bij het bepalen van bewaartermijnen houden wij onder andere rekening met:

• wettelijke en fiscale bewaartermijnen;
• de duur van de klantrelatie;
• de aard van onze dienstverlening;
• mogelijke wettelijke aansprakelijkheid;
• de noodzaak om onze rechten of die van onze klanten te kunnen aantonen.

Administratieve en fiscale gegevens bewaren wij gedurende de daarvoor geldende wettelijke bewaartermijnen.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij er een geldige reden bestaat om deze langer te bewaren.

11. Beveiliging van persoonsgegevens

Hoen Administratie & Advies neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik, wijziging of ongeoorloofde verstrekking.

Wij besteden onder andere aandacht aan:

• beveiligde toegang tot systemen en accounts;
• het beperken van toegang tot persoonsgegevens tot personen die deze gegevens nodig hebben;
• beveiliging van computers, e-mail en digitale bestanden;
• veilige opslag en overdracht van gegevens;
• actuele software en beveiligingsmaatregelen;
• zorgvuldige omgang met vertrouwelijke en financiële informatie.

Geen enkel digitaal systeem kan volledige veiligheid garanderen. Wij beoordelen daarom periodiek of onze beveiligingsmaatregelen nog passend zijn.

12. Website en cookies

Wanneer u onze website bezoekt, kunnen technische gegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn om de website goed en veilig te laten functioneren.

Op dit moment plaatst onze website geen cookies. Wij houden geen bezoekersstatistieken bij en laden niets van andere partijen, zoals lettertypen van elders, knoppen van sociale media of advertentienetwerken.

Onze website wordt gehost door Netlify. Netlify is een Amerikaans bedrijf; zie ook paragraaf 9 over doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte.

Indien wij in de toekomst gebruikmaken van analytische, tracking- of marketingcookies waarvoor toestemming vereist is, zullen wij bezoekers hierover informeren en waar nodig vooraf toestemming vragen.

13. Contactformulieren en e-mail

Wanneer u via onze website, telefonisch of per e-mail contact met ons opneemt, verwerken wij de gegevens die u verstrekt om uw vraag of verzoek te kunnen beantwoorden.

Een bericht dat u via het contactformulier op onze website verstuurt, wordt opgeslagen bij Netlify en daarnaast per e-mail aan ons doorgestuurd. De kopie bij Netlify wordt na dertig dagen automatisch verwijderd. De e-mail bewaren wij zolang dat nodig is om uw vraag af te handelen; wordt u klant, dan gelden vanaf dat moment de bewaartermijnen uit paragraaf 10.

Wij vragen u om via algemene contactformulieren geen gevoelige persoonsgegevens, BSN's, kopieën van identiteitsdocumenten of andere vertrouwelijke financiële informatie te versturen, tenzij wij hiervoor een passende en veilige werkwijze hebben afgesproken.

14. Geautomatiseerde besluitvorming

Hoen Administratie & Advies neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die aanzienlijke juridische of vergelijkbare gevolgen voor personen hebben, tenzij wij u hierover vooraf anders informeren.

15. Uw privacyrechten

Wanneer Hoen Administratie & Advies verwerkingsverantwoordelijke is voor uw persoonsgegevens, heeft u afhankelijk van de situatie onder andere het recht om:

• inzage te vragen in uw persoonsgegevens;
• onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren;
• persoonsgegevens te laten verwijderen;
• de verwerking van persoonsgegevens te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• persoonsgegevens over te laten dragen, voor zover het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is;
• een eerder gegeven toestemming in te trekken.

Wilt u gebruikmaken van een van deze rechten? Neem dan contact met ons op via info@hoenadministratie.nl.

Om te voorkomen dat wij persoonsgegevens aan de verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij u vragen uw identiteit op passende wijze aan te tonen. Wij vragen daarbij niet meer gegevens dan noodzakelijk is.

Wanneer Hoen Administratie & Advies uitsluitend als verwerker namens een klant optreedt, kan het nodig zijn dat uw verzoek door de betreffende klant als verwerkingsverantwoordelijke wordt behandeld.

16. Klacht indienen

Heeft u een klacht over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op, zodat wij de mogelijkheid hebben uw klacht te onderzoeken en op te lossen.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op het gebied van privacy.

17. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Hoen Administratie & Advies kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer onze dienstverlening, bedrijfsvoering of toepasselijke wet- en regelgeving verandert.

De meest actuele versie wordt gepubliceerd op onze website. Wij adviseren daarom deze privacyverklaring periodiek te raadplegen.

18. Contact

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op:

Hoen Administratie & Advies
Almere, Nederland
KvK-nummer: 89611047
E-mail: info@hoenadministratie.nl

Laatst bijgewerkt op 26 augustus 2026.